Die Pandemie und ihre Auswirkungen auf die IT. Ein Fazit. (08.04.2023)

Die Pandemie hat eine große Auswirkung auf die IT-Branche und IT-Projekte weltweit gehabt, so auch in unseren Projekten. Insgesamt hat die IT-Branche schnell reagiert. Neue Methoden und Tools wurden entwickelt oder wurden nun eingeführt, um die Auswirkungen der Pandemie zu minimieren und die Projekte trotzdem erfolgreich durchzuführen zu können. 

Hier sind einige Veränderungen, die durch die Pandemie in der IT-Branche hervorgerufen wurden und die uns selbst besonders getroffen haben.

Home Office

Bisher war uns der persönliche Austausch in einem Projekt vor Ort extrem wichtig. 

Die zunehmend strikter werdenden Corona-Maßnahmen bewirkten recht schnell, dass viele IT-Projekte auf Remote-Arbeit umgestellt werden mussten. Neben den ganz allgemein geltenden Zugangsbeschränkungen zum jeweiligen Firmengelände des Kunden wurden Meetings und Mitarbeiterschulungen im gewohnten Rahmen plötzlich unmöglich, ja sogar manchmal illegal. Ganz banal war es oft auch problematisch ein Hotel vor Ort zu bekommen oder abends Essen zu gehen. 

Arbeitsweise und -kultur mussten sich ändern um die Zusammenarbeit und den Wissenstransfer zu erleichtern. Tools für die Zusammenarbeit und die Kommunikation wurden zu einem wesentlichen Bestandteil der IT-Projekte. 

Der Zugriff vom Homeoffice auf die IT-Infrastruktur beim Kunden war schon vor der Pandemie bei den meisten Kunden gegeben, hielt aber nicht immer der plötzlich auftretenden Last stand. Denn nicht nur die externen Mitarbeiter benötigten nun Zugang, sondern auch sehr viele interne Mitarbeiter arbeiteten nun von zu Hause aus. 

Konferenzen mussten via Internet stattfinden. Ähnlich groß wie die Vielfalt der verwendeten VPN-Zugänge, war auch die Vielfalt an neuen Lösungen für Videokonferenzen. Dies hat es auch nicht einfacher gemacht. Dazu kamen Probleme mit der Bandbreite, die oftmals dafür sorgten, dass die Bildübertragung abgeschaltet werden musste. Für manch einen Teilnehmer war dies auch eine willkommene Gelegenheit, sich nebenher mit anderen Dingen zu beschäftigen. 

Ein weiterer wesentlicher Nachteil der Arbeit vom Homeoffice aus, ist die fehlende Möglichkeit sich spontan im Projekt auszutauschen. Probleme, die sonst mit einer kurzen Abstimmung vor Ort schnell gelöst werden konnten, müssen nun oftmals bis zum nächsten Call warten. Die Lösung dafür erhält man möglicherweise erst im übernächsten Call, sofern das Problem zwischenzeitlich nicht in Vergessenheit gerät. Abstimmungsprozesse, so unsere Erfahrung, werden tendenziell zäher. 

Zweifellos sind Videokonferenzen ein wunderbares Werkzeug um sich unkompliziert über längere Distanzen abzustimmen, bedürfen dann aber einer eigenen, strikten Regie. Noch wichtiger als in einem konventionellen Meeting sind Agenda, Gesprächsleitung, Disziplin und Protokollierung. Die Unternehmen halten auch nach der Pandemie daran fest, weil es zudem eine sehr kostengünstige Lösung ist, denn Reisezeiten und -kosten fallen nicht an. 

Bei wesentlichen Meilensteinen in einem Projekt ist aus unserer Sicht ein reales Treffen allerdings von Vorteil. Persönliche Bindungen über Video-Calls aufzubauen, Vertrauen zu schaffen und die leisen Untertöne herauszuhören ist deutlich schwieriger als im direkten Kontakt. 

Kurz: Teambuilding mit Tools - auch wenn deren Namen das suggeriert - bleibt nur die zweite Wahl.

Überraschende Engpässe

Zu den geschilderten Herausforderungen bei der Kommunikation in den Projekten kam ein weiteres, völlig unerwartetes Problem.

Die Pandemie hat zu Produktionsengpässen in Fernost und Lieferproblemen bei uns geführt. Plötzlich wurden nicht nur Laptops, die für die vielen zuhause arbeitenden Kollegen benötigt wurden knapp, sondern auch alle möglichen anderen Komponenten. Teils weil die Nachfrage plötzlich ungewöhnlich hoch war, teils weil beispielsweise wichtige Chips nicht in ausreichender Zahl produziert werden konnten oder schlicht die Logistikketten zusammengebrochen sind. 

Selbstverständlich hat sich dies auch bei uns ausgewirkt. Nicht nur die erwähnten Laptops, sondern z.B. auch notwendige Laserscanner für die innerbetriebliche Logistik waren nicht rechtzeitig aufzutreiben. Und wenn sie verfügbar waren, dann nur zu erhöhten Preisen und setzten sowohl dem Zeit- als auch dem Budgetplan zu.

Datensicherheit

Wir erinnern uns alle an die Berichte über wildfremde Menschen in eigentlich nicht öffentlichen Video-Calls. Oder an die zunehmend erpresserischen Hackerangriffe auf Firmen und öffentliche Verwaltung.

Mit der Remote-Arbeit und dem Einsatz von Cloud-Technologien und der damit verbundenen Öffnung für einen Zugang von außen wurden die Angriffsflächen vergrößert.

Neben einer funktionierenden Unternehmenssoftware und einer leistungsfähigen Infrastruktur hat die Sicherheit von Systemen und Daten deutlich an Bedeutung gewonnen. In größeren Organisationen war dieses Bewusstsein schon vor der Pandemie wesentlich mehr vorhanden, mittlerweile ist die Notwendigkeit auch in mittleren oder kleinen Unternehmen angekommen.

Agile Methoden

Agile Methoden wie Scrum oder Kanban haben während der Pandemie an Bedeutung gewonnen. Diese Methoden sollen eine schnelle Anpassung an Veränderungen und eine hohe Flexibilität bei der Durchführung von IT-Projekten ermöglichen. Leider handelt es sich in vielen Fällen nur um neue Begrifflichkeiten ohne nennenswerte Auswirkungen. 

Agile Methoden machen sicherlich Sinn, wenn alle Parteien eingebunden sind, man sich die einzelnen Rollen in diesem Prozess ernst nimmt und wirklich in kurzen Abständen regelmäßige Reviews stattfinden. 

Wenn der Einsatz agiler Methoden, wie geschehen, vom Softwarelieferant nur als Vorwand für die Unmöglichkeit eine Terminzusage zu treffen verwendet wird, dann sind diese Methoden weitgehend nutzlos.

Zusammenfassung

Insgesamt hat die Pandemie alle dazu gezwungen sich in IT-Projekten an neue Herausforderungen anzupassen. 

Auf die Beseitigung plötzlich auftretenden Lieferengpässe bei der Hardware hat man - zumal als Mittelständler – eher weniger Einfluss, hier hilft es nur sich rechtzeitig das benötigte Material zu sichern. Wie wichtig es ist, in die Sicherheit des Unternehmens zu investieren, wurde vielen erst im Verlauf der Pandemie bewusst, ist aber eigentlich davon völlig unabhängig zu sehen und generell von größter Bedeutung. 

Was allerdings aus unserer Sicht entscheidend ist für ein erfolgreiches Projekt, ist eine funktionierende Kommunikation. Dazu gehören neben dem Einsatz sinnvoller Kommunikationswerkzeuge wie Ticketsystem und Video-Call-Software auch der regelmäßige, direkte Kontakt z.B. in fokussierten Workshops zu unterschiedlichen Themen. 

Besonders wichtig – und das gilt für IT-Projekte ganz allgemein – ist, neben einer veröffentlichen Projektorganisation, eine möglich detaillierte und dokumentierte Vorstellung über das zu erreichende, gemeinsame Ziel. Essentiell zudem sind eine klare Aufgabenverteilung und vertraglich definierte Verantwortlichkeiten. Absolut notwendig sind weiterhin ein gemeinsam abgestimmter Zeitplan und regelmäßige, gemeinsame Einschätzung den Projektfortschrittes. Nicht zu vergessen die kontinuierliche Beurteilung möglicher neuer Projektrisiken. 

Gerade diese Punkte sollten eine Selbstverständlichkeit sein, sind es aber leider nicht. Insbesondere die Ausarbeitung eines Lastenheftes oder eines darauf basierenden, detaillierten Pflichtenheftes wird aus Kostengründen gerne verzichtet. Wir mussten aber feststellen, dass in solchen Fällen, die Projektlaufzeiten während der Pandemie übermäßig gestreckt werden mussten oder die Projekte sogar komplett scheiterten. 

Wir konnten andererseits feststellen, dass selbstverständlich auch ein detailliert geplantes und dokumentiertes Projekt mit der Pandemie zu kämpfen hat, aber letztlich wesentlich resilienter und trotz manch plötzlich auftretender Hindernisse erfolgreich war.